Schmidt Zeevis

Schmidt Zeevis ziet zoektocht naar inzicht en efficiency beloond

Eén van de grootste en mooiste viswinkels van Nederland staat in Rotterdam. De winkel is de opvallende façade van internationaal opererend visbedrijf Schmidt Zeevis, dat levert aan groothandels, shipstores, bedrijfscatering en de top van de horeca. Sinds een tijd heeft Schmidt haar interne operaties drastisch geautomatiseerd. Dat mag ook wel, want er worden dagelijks zo’n 133 soorten verse vis geleverd. En dat moet te allen tijde goed gaan.

Automatisering van het bedrijf

Schmidt Zeevis heeft iets meer dan honderd mensen in dienst en maakt deel uit van de Kennemervis Groep, die dit jaar een omzet gaat noteren van meer dan 200 miljoen euro. Directeur Jos van Vuren is naast de financiële - en administratieve organisatie ook verantwoordelijk voor de automatisering van het bedrijf. ‘In feite kent ons bedrijf vijf concrete marktsegmenten, die afgestemd zijn op een specifieke doelgroep’, vertelt hij. ‘Het eerste marktsegment levert aan de horeca, wat 65 procent van de omzet uitmaakt. Onze auto’s rijden van Friesland tot Maastricht, en in het westen beleveren we alles. Het is een zeer specifieke branche, want deze klanten zijn heel precies in hun wensen. De twee shipstores zijn een marktsegment, deze shipstores voorzien de oceaanstomers in Amsterdam, Rotterdam en Antwerpen van vis. Een derde marktsegment omvat de im- en export, die we steeds vaker zelf in handen nemen. Een ander marktsegment is onze groothandelsfunctie, onder meer richting negen outlets van Albert Heijn en horecagroothandels. Andere marktsegmenten zijn onze winkel, internationale cruise en bedrijfscatering.’

Efficiencyverbetering: inzicht in snijverlies

Efficiencyverbetering was voor Van Vuren persoonlijk een heel belangrijke drijfveer. Van Vuren: ‘Toen ik hier begin jaren negentig binnenkwam, werkten de mensen met bonnen, die handmatig ingevuld moesten worden en afgegeven op de administratie. We zagen al snel de noodzaak tot verdergaande automatisering, primair vanwege de behoefte aan een sluitende voorraadadministratie. Gewichtsverliezen waren een heikel punt: die hoopten zich gedurende het jaar op. Daarnaast wilden we inzicht krijgen in de snijverliezen - die per vis, gewicht en bewerking verschillen - voor een concreter beeld van de kostprijs van een bepaald product.’ Op het gebied van controle moest automatisering het mogelijk maken om foutlozer te werken. Van Vuren: ‘Op het moment dat wij van een klant een bestelling krijgen, moeten we kunnen garanderen dat die klant krijgt wat hij hebben wil. Dat is ingewikkelder dan het lijkt. Want elke klant heeft zijn eigen specifieke wensen.’

Kennis van bedrijfsprocessen in de voedingsmiddelenindustrie 

‘In 1995 ben ik op zoek gegaan naar een geschikt systeem’, aldus Van Vuren. ‘We hebben in onze situatie te maken met de registratie van aantallen èn kilo’s per product. Maar ook wilden we het informatiesysteem volledig afstemmen op de bedrijfsprocessen van onze onderneming, inclusief de productieactiviteiten. Wat wij dus willen is een systeem dat zeer flexibel is. Dat is Microsoft Dynamics® NAV. Wij hebben de eerste start gemaakt door Dynamics NAV te implementeren voor de afdelingen verkoop, inkoop en de financiële administratie. Medio 1998 wilden wij ook de aansturing van de productieafdeling (fileren en bewerken van verse vis) onderbrengen in Dynamics NAV. Inmiddels was er ook een Windowsversie van Dynamics NAV beschikbaar, waarmee we in feite in een compleet nieuw project terechtkwamen. Daarbij hebben we ook een nieuwe Microsoft Business Solutions partner gezocht voor het uitvoeren hiervan.

Wij kozen Schouw Informatisering uit Etten-Leur om het systeem te implementeren. De kracht van Schouw Informatisering is dat ze, naast kennis van automatisering, een uitstekende kennis hebben van bedrijfsprocessen in de voedingsmiddelenindustrie. En Schouw is hier niet alleen geweest als automatiseerder, maar ook als consultant. De mensen van Schouw hebben een tijdje in het bedrijf meegedraaid - belangrijk, omdat Schouw de vertaling van virtuele naar fysieke werkelijkheid moet kunnen maken.’

Logistieke stromen in kaart

Van Vuren: ‘Vanuit mijn functie als controller wist ik gewoon dat onze organisatie op het gebied van efficiency kon verbeteren. Maar zolang je niet over de juiste informatie beschikt om dit te onderbouwen, blijft het bij een gevoel. Tijdens de eerste fase van het project hebben we samen met de mensen van Schouw Informatisering de verschillende logistieke stromen in kaart gebracht.’ Intern heeft Schmidt Zeevis vier logistieke stromen: verse vis, diepvries, delicatessen en conserven. Elk van deze stromen kent zijn eigen administratieve en logistieke disciplines.

‘Verse vis verliest een deel van zijn gewicht, en dat moet ergens genoteerd worden,’ legt van Vuren uit. ‘Het bewerken van verse vis is arbeidsintensief en kent snijverliezen. In de andere logistieke stromen moeten fouten uitgesloten kunnen worden bij het orderpikken.’ De verkooporders worden nu automatisch gesplitst, zodat de medewerkers uitsluitend de orderregels zien van de eigen afdeling. Schmidt Zeevis werkt met gekleurde kratten: elke afdeling heeft zijn eigen kleur krat. Op elke krat zit een barcode die gescand kan worden. Door de gekleurde kratten en de geautomatiseerde expeditie, kan sneller worden gecontroleerd of een order compleet is.

Sluitende administratie

Voor de registratie van gegevens op de werkvloer is gebruik gemaakt van industriële Scanvaegt-terminals met een barcodescanner. De terminals bevatten een weegsysteem, een PC en een touchscreen in één waterdichte behuizing. Het eerste controlepunt staat bij de afdeling goederenontvangst. Verse vis die binnenkomt, wordt uit hygiënisch oogpunt direct omgepakt in de eigen interne kratten en voorzien van vers ijs. Elke krat wordt voorzien van een etiket waarop de inhoud, een partijnummer en een barcode staat vermeld. Zo heeft iedere krat een uniek nummer - ook hier doet HACCP opgeld - dat de traceability van vis van begin tot einde waarborgt.

Ook in de productieruimte staan verschillende terminals opgesteld, vertelt Van Vuren: ‘De fileerders waren veel tijd kwijt aan orderregels lezen en productiebonnen schrijven. Nu zien ze uitsluitend de orderregels van de producten die bewerkt moeten worden. Hierbij vindt registratie plaats van bewerkingen en gewichten.’ Een extra controlepunt bij het orderpikken moet het aantal logistieke fouten op het gebied van conserven, delicatessen en diepvriesproducten terugbrengen. Van Vuren: ‘Tevens is alles nu gebarcodeerd: bij elke orderregel scannen we nu het artikel, en meteen meldt het systeem of het goede artikel is gepakt. Dat heeft als bijkomend voordeel dat je met minder ervaren mensen al na een korte inwerkperiode aan de slag kunt - en dat is in de huidige arbeidsmarkt een significant voordeel.’

Gebruiksvriendelijk systeem SI Foodware

Het systeem werd nadrukkelijk simpel gehouden, vertelt Van Vuren: ‘We werken binnen de software met vaste schermen waar onze mensen de benodigde informatie op kunnen invullen en opzoeken, maar waar ze niets aan kunnen veranderen. Dan is de implementatie niet moeilijk, want de handelingen die uitgevoerd moeten worden, komen wel honderd keer per dag voor, dus het opbouwen van routine gaat verschrikkelijk snel. De vrees voor automatisering was groot: aan het begin van de opleiding waren er mensen die keken alsof ze water zagen branden. In eerste instantie hebben we dan ook werkbon en systeem naast elkaar laten lopen. Dat gaf zekerheid. Maar het systeem bleek in de praktijk zo gemakkelijk, dat de werkbon al snel verdween.

Minder manuren dankzij Dynamics NAV

Ook bleek dat we vanuit Dynamics NAV heel gemakkelijk gegevens over konden nemen naar Excel. Vroeger moesten we allerlei rapporten bouwen; nu heb je een overzicht op het scherm, je selecteert wat je hebben wilt en plakt dat in Excel. Dat bespaart veel tijd. Ook is het een keihard winstpunt dat de fileerders niet bezig zijn met andere zaken dan fileren. En omdat we nu zien wat de rendementen bij bepaalde bewerkingen zijn, kunnen we een aantal kostprijzen rechtzetten. Het staat buiten kijf dat Dynamics NAV het aantal manuren heeft teruggebracht, waardoor 20% meer omzet wordt gegenereerd met hetzelfde aantal mensen. Dat betekent dus een grote efficiencyverbetering. Als ik een cijfer voor het systeem moet geven, dan kom ik dicht bij een 9: ik ben heel blij met wat ik nu in huis heb. Een tien moeten we er zelf van maken - dat hangt op de administratieve organisatie en een stukje discipline. En het systeem is nooit af: onze informatiebehoefte zal in de toekomst alleen nog maar groeien. Maar daarin word je door Dynamics NAV niet tegengehouden.’

Fileerders bij Schmidt Zeevis

Wilt u weten wat we voor u kunnen betekenen?

Wij helpen u graag! Vul uw gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.

Het formulier kon niet goed worden geladen. U heeft wellicht nog geen toestemming gegeven voor het plaatsen van analytische cookies. Gelieve uw cookie instellingen aan te passen en de pagina te herladen. Als u gebruik maakt van een ad-block plugin, gelieve deze tijdelijk uit te schakelen.