Fresh Mushroom Europe

Nieuwe software voor betere traceerbaarheid bij FME

In zes maanden tijd veranderde Fresh Mushroom Europe (FME) van een bedrijf waarbij processen werden gestuurd met opdrachten op papier naar een bedrijf waar alle processen worden ondersteund door en geregistreerd in Microsoft Dynamics met SI Foodware AGF. Een hele verandering voor het internationale teelt- en handelsbedrijf in champignons, maar ook een uitdaging voor Schouw Informatisering die deze klus op zich nam.

 

Voorheen werkten er niet alle mensen met de software,” vertelt Nick van Dun, financial controller bij FME. Zeker op de productievloer werd nauwelijks met computers gewerkt. Dat is nu volledig anders. Alle mensen werken dagelijks in de nieuwe software en daarnaast zijn er binnen het bedrijf RF scanners in gebruik, die gegevens verzamelen en in de software laden om het logistieke proces te borgen. Met een breed assortiment verse champignons en paddenstoelen levert FME haar producten aan de retail en foodservice.

Nieuw systeem SI Foodware AGF

“Paddenstoelen zijn een mooi product,” vertelt Els Verburg, kwaliteitsmanager bij FME. Het is dankzij het groeiende aantal flexitariërs dat de afzet van de paddenstoelen in de lift zit. Het product wordt veel gebruikt door “mensen die een dagje bewust geen vlees willen gebruiken,” legt Els uit. Naast de gecultiveerde paddenstoelen levert FME ook wilde paddenstoelen. De markt voor dat product is te vinden in Europa. "Het voordeel van de nieuwe software is voor mij als kwaliteitsmanager een open deur,” vertelt Els. “Vanuit oogpunt van voedselveiligheid en traceerbaarheid heeft het systeem veel voordelen.” Ongeveer drie jaar geleden begon de zoektocht naar een nieuw softwarepakket. “We werkten niet met een volledig ERP-systeem, maar we gebruikten de software vooral voor de financiële administratie,” vertelt Nick. Door de groei van het bedrijf en het toenemende belang van traceerbaarheid werd een nieuw softwarepakket gezocht. Uiteindelijk begon in de eerste week van mei 2016 de implementatie van de complete oplossing Microsoft Dynamics met SI Foodware AGF. In zes maanden werd het volledige ERP-systeem geïnstalleerd en in gebruik genomen met heel weinig maatwerk.

Focus zorgt voor snelle resultaten

“Dat is erg goed gegaan,” vertelt Mats Jacobs, consultant bij Schouw Informatisering. Met een team van vier vaste leden werd het project opgepakt. “Om maatwerk tot een minimum te houden, is het erg belangrijk dat iedereen – zowel het projectteam als de directie – focus houdt op een goede ondersteuning van de bedrijfsprocessen. Dan zie je dat we met onze standaard SI Foodware AGF oplossing een hele succesvolle implementatie kunnen doen. Het projectteam kwam op vaste dagen bij elkaar waarop aan het project gewerkt werd. Deze focus zorgde voor een goed tempo en snelle resultaten.”

“Als je begint, moet je het proces afmaken,” vervolgt Mats. “Binnen de AGF hebben we vaak te maken met seizoenen. Je wilt het proces niet onderbreken en dan na een paar maanden weer oppakken.” Afgezien van de technische problemen die dat met zich mee zou brengen doordat alle betrokkenen enkele maanden hun focus op ander werk leggen, is het ook vanuit de klant onverstandig. “Je moet de hele administratie in het systeem invoeren. Als je wacht moet je weer opnieuw beginnen,” vertelt Els. Nieuwe producten, veranderingen in debiteuren of klantgegevens, het moet allemaal in twee systemen worden bijgewerkt zolang de implementatie loopt.

Automatisering van de productievloer

Op de productievloer werd weinig in computersystemen vastgelegd. Nu zijn alle productielijnen met schermen uitgerust en met de handscanners wordt elke stap in het proces vastgelegd. “De implementatie op de productievloer vraagt altijd de meeste tijd,” aldus Mats. “Op kantoor zijn de medewerkers vaak wel gewend om met software te werken. Wat dit project tot een leuke uit-daging maakte is dat we alles in een keer gedaan hebben, zowel op kantoor als op de productievloer.”
Doordat er naast de financiële onderdelen op de werkvloer nog weinig geautomatiseerd was, kon Schouw Informatisering hierin het voortouw nemen. “Dat werkt prettig, omdat de klant je veel vertrouwen geeft,” vervolgt Mats. Els voegt toe: “Soms dachten we dat we ons productieproces moesten aanpassen, maar achteraf was dat niet zo.” Ook Nick is te spreken over de samenwerking: “Als je zo intensief samenwerkt, is het belangrijk dat er een klik is. Je moet in een korte tijdspanne werken, dus heb je de inzet van iedereen nodig.”

Software ontwikkeling dankzij samenwerking in Food Community

Dat FME twee vestigingen heeft die elk op een eigen manier werken, maakte de uitdaging nog iets groter. “Voor de implementatie moesten we wel alle mensen bij elkaar houden, de inspanning van FME heeft daarbij geholpen.” Nu werken de twee vestigingen binnen hetzelfde softwarepakket, maar is er ruimte gebleven om de verschillen tussen de locaties af te dekken. Het systeem draait bij deze twee vestigingen, dus kan er nagedacht worden over uitbreiding van de software. Op tafel liggen nog heel wat onderwerpen waaronder de realisatie van een telersportaal.

“We noemen het ook een lerend systeem,” vertelt Els. “Doordat we er mee werken, ontdek je steeds meer mogelijkheden.” Dat is een principe dat Mats beaamt. “Als een klant met de software werkt, weten ze veel beter wat de mogelijkheden zijn en wat ze willen doordat ze meer kennis hebben van het systeem.” Om dat leren te stimuleren, brengt Schouw klanten en derde partijen samen in de Food Community. Daar kunnen ervaringen uitgewisseld worden. “Klanten ontdekken dan dat de problemen waar ze tegenaan lopen ook bij andere bedrijven voorkomen. Dat geeft vertrouwen dat het goed komt,” sluit Joris Kolff van Schouw Informatisering af. “Daarnaast werken we met de Food Community samen om de software verder te ontwikkelen.” (RM)

Schouw en FME werken samen op de productievloer
Ook met het onderdeel RF-scanning

Wilt u weten wat we voor u kunnen betekenen?

Wij helpen u graag! Vul uw gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.