Standaard EDI

Is ‘standaard EDI’ nu echt een standaard?

Vorige week bekeken we de kant van de consument in het artikel "Wordt de consument de ketenregisseur". Nu zoomen we in op een vereiste vanuit de retailer: EDI, oftewel Electronic Data Interchange. Het werken met EDI biedt voor u als AGF handelaar voordelen en tijdwinst op meerdere vlakken. Om eenvoudig te kunnen voldoen aan de eisen van de retailer, begeleiden we bij Schouw Informatisering veel AGF handelaren met het implementeren en onderhouden van EDI voor communicatie met retailers door heel Europa. Vaak wordt er gepraat over ‘standaard EDI’? Maar wat wordt hier nu eigenlijk mee bedoeld? En hoe standaard is die EDI standaard?

Geschreven door: Benny Dor

Informatievoorziening in een EDI bericht

Binnen de Nederlandse retail zien we eigenlijk niet veel verschillen, zij houden zich aan de standaard. Dit maakt dat de EDI implementatie snel kan verlopen. Maar wanneer we de grens over gaan beginnen de verschillen… Retailers in het buitenland hebben veelal hun eigen wensen over de informatievoorziening in het bericht. De EDIFACT standaard* zoals deze is opgezet laat dit toe; er zijn veel optionele velden. Hiervan kan de retailer zelf bepalen of hij deze nodig heeft of juist niet wilt. Het voldoet dus nog steeds aan de berichtstructuur en valt dus binnen de EDI standaard.

Hoe standaard is EDI in de rest van Europa?

In België en Luxemburg zijn er in het afgelopen jaar goede stappen gezet door daar ook een ‘standaard’ op te zetten. De Belgische retailers Delhaize, Colruyt en Carrefour confirmeren zich aan deze standaard, die ook wel de ‘Geharmoniseerde Berichtenset’ wordt genoemd en die wordt onderhouden door GS1 BeLux. Anders dan de Nederlandse standaard, maar wel een standaard.

In Duitsland is er nog geen landelijke overeenkomst tussen de retailers. Dat wil zeggen dat Edeka en Rewe hetzelfde bericht hanteren, maar er toch andere informatie wordt gevraagd. Dit zijn dus specifieke berichten. Edeka verwacht bijvoorbeeld veel additionele informatie in hun berichten dat aangeleverd moet worden door de verzender.

Kijkend naar Scandinavië, in de regio van de ICA’s, BAMA’s en Coop’s, zien we dat  EDI met AGF handelaren hier nog iets meer in de kinderschoenen staat. Bij ICA komt de vraag wel steeds vaker naar boven. Ook hier zien we afwijkingen, maar niet in de mate zoals we dit in Duitsland zien. Ook zien we vanuit het Oostblok vanuit o.a. Makro CZ (Tsjechië) en Biedronka (Polen) een stijgende vraag naar digitale communicatie.

Voordelen en tijdwinst met EDI

Het werken met EDI biedt tijdwinst en voordelen op verschillende vlakken, zoals besparing van kosten, exactheid van informatie en een betere dienstverlening. Daarentegen vereist het ook inspanningen op andere plaatsen in het proces.

  • De meeste retailers verwachten SSCC informatie in hun DESADV bericht, wat betekent dat de fysieke pallets ook voorzien moeten worden van SSCC labels. Dit legt een extra druk op de logistieke vloer.
  • Wat vaak vergeten wordt, is de kwaliteit van de stamdata. Door het wegnemen van de menselijke factor in de communicatie gaat het proces sneller, maar wordt de kwaliteit van de data steeds belangrijker. GS1 NL, beheerder van de EDI berichten, heeft hier het programma ‘DataKwalitijd 2.0’ voor op gezet. Een juiste afstemming van GTIN’s, maar zeker ook GLN nummers tussen de leverancier en afnemer is cruciaal voor het slagen van het EDI traject en het optimaal profiteren van de voordelen van de digitale communicatie.

Is EDI nu echt een standaard?

EDI is zeker een standaard. Echter zijn er zoveel verschillende manieren van uitvoering en afwijkende verwachtingen van de retailers, dat het nog altijd zorgt voor verschillen. Uiteraard kunnen wij u daarbij helpen! De consultants van Schouw hebben veel ervaring met EDI trajecten. We kennen de vraag van de retailer en de impact op het proces. Daardoor zijn wij in staat onze klanten optimaal te helpen met het implementeren en onderhouden van EDI, zodat u als leverancier eenvoudig kunt voldoen aan de eisen van de retailer.

EDI is meer dan communicatie met de retailer

EDI wordt overigens niet alleen ingezet voor communicatie met retailers over orders, maar kan bijvoorbeeld ook worden gebruikt voor Vendor Managed Inventory (VMI). Een concept dat Schouw Informatisering onlangs nog samen met meerdere klanten voor de Albert Heijn heeft uitgerold. Ook kan EDI ingezet worden voor communicatie met de logistieke dienstverlener. Opdracht geven tot verlading of het verwerken van ontvangsten gebeurt automatisch met behulp van EDI berichten. Zo wordt door meerdere AGF klanten een EDI koppeling gebruikt voor aansturing van de nieuwste aanwinst van Kloosterboer: Coolport Rotterdam.

 *Wanneer we vanuit AGF handelaren kijken hoe gebruik wordt gemaakt van EDI, betreft dit bijna altijd EDIFACT. Hetgeen wordt ingezet als communicatiemiddel met de retailers. Er wordt een 3-tal berichten het meest gebruikt, namelijk ORDERS, DESADV en INVOIC. Via het ORDERS bericht worden de inkooporders van de retailer vertaalt naar een verkooporder in het ERP systeem. Alle gegevens vanuit de retailer worden automatisch vertaald en de foutkans is dan ook minimaal. Na het fysiek verzenden van de pallet, wordt de digitale pakbon (DESADV) verstuurd. In de nachtbatch wordt vervolgens de verkoopfactuur aangemaakt, geboekt en verzonden (INVOIC). Geen postzegel meer nodig dus!