Greenfood Benelux in 11 dagen live

Greenfood up and running in een recordtijd en klaar om op te schalen

Eind vorig jaar werd ik gebeld door iemand die bezig was met een start-up. Dit nieuwe bedrijf zou onder de vlag van de Zweedse Greenfood groep gaan opereren en ze hadden ERP nodig. Het moederconcern is Foodware klant en adviseerde om contact met ons op te nemen. “Dat is mooi”, zeg ik. “Wanneer gaan jullie beginnen?” Het moest binnen zes weken gerealiseerd zijn… Onmogelijk. Of toch niet?

Geschreven door: William van Zweeden

Mijn eerste antwoord was: “nee, dat gaat helaas niet lukken.” Maar ik had een ingeving en heb er vrij snel van gemaakt: “nee, het kan eigenlijk niet. Maar ik wil je wel helpen.” En zo kwamen we tot een nieuwe approach. We hebben alles omgegooid.

Bedrijfsprocessen aanpassen op het ERP systeem

Om per 1 januari een volledig ingericht bedrijf te hebben, dat was praktisch onmogelijk. Maar omdat het om een start-up ging, stonden de bedrijfsprocessen nog niet vast, dus die konden we nu nog modelleren. In plaats van het systeem aanpassen op bedrijfsprocessen, konden we zeggen: zo werkt het systeem, dus daar pas je je bedrijfsprocessen op aan. En dat is een beetje de omgekeerde wereld natuurlijk. Zo werkt het vaak niet binnen de ICT, waar je zorgt dat de systemen aansluiten op de behoeftes en wensen van de eindgebruiker.

Foodware AGF leading bij Greenfood

We hebben voor dit specifieke geval de applicatie dus leading gemaakt en gezegd: “als je het op deze manier ziet zitten, dan kunnen wij je helpen. Als je op 1 januari live wilt, is dit de enige manier waarop dat mogelijk is.” Omdat er zo weinig tijd beschikbaar was, moesten we nog verder gaan. Want het gaat niet alleen om het inrichten van het systeem, dat kan namelijk nog behoorlijk snel. Ook moet alles goed getest worden en moeten de gebruikers worden opgeleid. De uitdaging lag dan ook niet alleen bij ons, maar ook bij hen. Want als je een start-up begint, dan ben je al met van alles bezig. En om dan ook nog een ERP-systeem onder de knie te krijgen, dat is wel een leuke uitdaging.

Daarom hebben we ook nog de scope gereduceerd tot een minimum. Basis inkoop- en verkoopfacturen, orders invoeren, een grootboek, enzovoort, zodat men na een kwartaal in ieder geval de belastingdienst kan laten zien wat er is gebeurd. We hebben prioriteiten gesteld en toen zijn we aan de slag gegaan.

ERP in twee weken up and running

We hebben afgesproken om de eerste twee weken de ERP-omgeving up and running te krijgen. En er dan nog sowieso een periode van drie maanden achteraan te plakken, waarin we ze ondersteunen middels Managed Services. In 11 dagen zijn we uiteindelijk live gegaan en voor juist de IT-gerelateerde zaken konden ze in die periode erna een beroep op ons doen. Daarnaast hebben we de scope van de applicatie verder uitgebreid.

De essentie van dit verhaal? Met een heel beperkte investering, zowel in tijd als in geld, kunnen we start-ups helpen om snel live te zijn. En het mooie is wel dat je dan op een platform zit waarmee je enorm door kunt groeien. Greenfood Benelux heeft nu dezelfde ERP-oplossing die het moederbedrijf in Zweden gebruikt. Het is dezelfde oplossing die onze grootste klanten gebruiken met meerdere kantoren in meerdere landen. Dus ze hebben echt een platform om te kunnen schalen. Extra modules en opties kunnen worden aan- en uitgezet, als daar de behoefte voor ontstaat.
En zo blijkt dat iets wat in eerste instantie praktisch onhaalbaar leek te zijn, toch is gelukt. En dat is een geweldig proces om mee te maken!