Vichiunai
`Strategic IT is een partner met veel kennis en ervaring in voedingsmiddelenbranche`
Vichiunai Europe live: eerste stap naar succesvolle geïntegreerde oplossing
Brugge is de eerste vestiging van de Vichiunai Group die live is met Microsoft Dynamics® NAV én SI Foodware® van Strategic IT, de Belgische dochteronderneming van Strategic IT. Dit vormt de eerste stap naar één geïntegreerde branchespecifieke oplossing voor de gehele Vichiunai Group. We spreken Dirk Belmans, Algemeen Directeur Vichiunai Europe te Brugge: ‘Wij zochten voor ons verkoopkantoor in Brugge een oplossing om op een efficiënte en effectieve manier onze database te kunnen linken met het hoofdkantoor in Litouwen en de andere productievestigingen.’ Belmans vervolgt: ‘De keuze voor Dynamics NAV was zo gemaakt, nu zochten we nog een partner met kennis en ervaring in de voedingsmiddelenbranche. Dit hebben we gevonden bij Strategic IT.’
Vichiunai Group
Sinds 1991 is de Vichiunai Group actief met het produceren van bereide visproducten en momenteel zelfs werelds grootste producent van Surimi. Op dit moment bestaat Vichiunai uit 4 productiecentra en een 20-tal vestigingen, waar in totaal 6500 medewerkers actief zijn. De producten van Vichiunai worden in 42 landen afgezet via DC’s, waarvan uiteindelijk 95% in de supermarkt of bij een producent voor verdere bewerking eindigt. Vichiunai blijft haar afzet vergroten en heeft inmiddels de trend gezet richting Azië. Belmans: ‘In 2000 ben ik begonnen om Vichiunai Europe op te zetten, dat geldt als een sales & marketing en distributiekantoor voor de Europese Unie. Inmiddels zijn we uitgegroeid tot 17 medewerkers en groeien we nog steeds hard door.’
Kennis en ervaring in voedingsmiddelen
Door de groei van het kantoor in Brugge ontstond de wens voor een andere ERP oplossing. Daarnaast bestond op het hoofdkantoor in Litouwen de wens om met alle locaties gezamenlijk op één centrale database te kunnen werken. Op het hoofdkantoor werd al gebruik gemaakt van Dynamics NAV, waardoor in Brugge de keuze voor Dynamics NAV al snel was gemaakt. ‘Nu zochten we nog een partner met kennis en ervaring in de voedingsmiddelenbranche,’ aldus Belmans. Vanuit Litouwen was ook al gezocht naar een geïntegreerde standaard oplossing voor de diverse systemen en het maatwerk dat nu bestaat binnen de Vichiunai Group en kwam zo bij de oplossing SI Foodware van Strategic IT terecht. SI Foodware is een standaard add-on voor voedingsmiddelenbedrijven gebaseerd op Dynamics NAV, waarmee de hoeveelheid maatwerk tot een minimum wordt beperkt.
Start SI Foodware in Brugge
De implementatie op het kantoor in Brugge wordt dan ook gezien als de eerste stap en kennismaking met SI Foodware en Strategic IT. Op het kantoor in Brugge wordt SI Foodware op dit moment gebruikt voor inkoop, verkoop en voorraad. Op de andere locaties wordt het straks complexer, doordat daar ook productie in de oplossing zal worden geïntegreerd. Om deze stap van SI Foodware kleiner te maken en er reeds meer van te leren wordt in België al wel gestart met een stukje voorraad, kwaliteit en productspecificaties van SI Foodware, dat straks uniform door de gehele Vichiunai Group zal worden gebruikt. De meerwaarde van Dynamics NAV met SI Foodware is dat er nu meer mogelijkheden zijn op het vlak van: voorraadbeheer, informatie en statistiek (rapportering).
Vooraf duidelijke afspraken maken
‘De implementatie is wel minder strak verlopen dan verwacht,’ vertelt Belmans. ‘De methodiek is wel gevolgd, alleen hadden we vooraf duidelijkere afspraken moeten maken.’ Een andere reden is dat Vichiunai geen eigen IT medewerker/projectleider in dienst heeft, waardoor het lastiger is om de juiste informatie vooraf bij elkaar te krijgen. ‘Dit zie ik toch wel als een beperking bij dergelijke projecten voor een KMO,’ licht Belmans toe. ‘Door groei van de organisatie komt er steeds een beetje bij, waardoor uiteindelijk niemand binnen de organisatie de huidige structuur ten volle beheerst. Belmans raadt aan om lang genoeg de tijd te nemen voor een voorstudie, waarbij gedurende de aanvangsfase samen een diepgaande analyse wordt gedaan. Op deze manier leer je elkaar begrijpen en wordt alles heel gestructureerd overlopen en uitgediept.
Één geïntegreerde oplossing
Vichiunai Brugge is op 1 januari 2008 live gegaan, omdat toen het nieuwe boekjaar begon. In april waren uiteindelijk alle functionaliteiten in gebruik genomen. ‘Op dit moment hebben we nog geen keiharde verbeteringen waargenomen, deze verwachten we namelijk wanneer Dynamics NAV en SI Foodware draaien op één database voor de gehele Vichuinai Group. Door de geïntegreerde oplossing zijn de gegevens van alle vestigingen direct zichtbaar voor elkaar. Vanaf dat moment kan veel efficiënter worden gewerkt, dat een hoop geld zal besparen,’ aldus Belmans. ‘Een groot voordeel van Dynamics NAV is dat ik merk dat hier al veel aan gewerkt is. In combinatie met de add-ons van Strategic IT is het in 99% van de gevallen onmiddellijk bruikbaar. Door de kennis en ervaring die nu in SI Foodware zit, is dit een goede oplossing voor voedingsmiddelenfabrikanten.’ Kijk voor meer informatie op www.vici.lt.
Belmans: ‘De start van een Belgische vestiging van Schouw Informatisering is een goede zet! Naast het gebruik van de in Nederland opgebouwde kennis en ervaring van de voedingsmiddelenbranche, kennen en begrijpen de Belgische consultants de Belgische fiscale wetgeving en gebruiken.