Empowered Users
'Efficiëntie creëren door mensen bevoegdheden te geven'
Microsoft Dynamics® onderzoekt constant hoe efficiënter kan worden gewerkt. Op basis hiervan heeft Microsoft vijf ontwikkelthema's gedefinieerd waarop Dynamics is gebaseerd. In het Food & Beverage Magazine wordt er iedere keer één uitgelicht. In deze uitgave bespreken we het ontwikkelthema ‘Empowered Users' met Jan Smessaert, Business Group Manager Microsoft Dynamics België.
Het zijn en blijven de mensen die een bedrijf tot een succes maken. Om de gehele productiviteit van deze mensen te benutten zorgt Microsoft ervoor dat zij op een efficiënte en eenvoudige manier kunnen werken. Smessaert vertelt: ‘Het is dus voor ieder bedrijf van belang dat de productiviteit van de medewerkers wordt gemaximaliseerd. Dit is mogelijk door ervoor te zorgen dat zij snel over de juiste informatie kunnen beschikken. Vervolgens is het van belang dat ze bevoegd zijn om op bepaalde momenten zelf een beslissing te kunnen nemen. Met de ontwikkeling van ‘Empowered Users' wordt het mogelijk om over deze functionaliteiten te beschikken, zodat de gehele productiviteit van de medewerkers wordt benut.'
Twee werelden van data
De functie van bedrijfssoftware is vooral het automatiseren van bedrijfsprocessen. Tegelijkertijd is het een wereldwijde trend om de individuele productiviteit via bedrijfssoftware te verhogen. Om deze productiviteit te verhogen heeft Microsoft 55 verschillende functies bij 1200 grote en kleine bedrijven over de hele wereld geschaduwd. Hierdoor is duidelijk geworden dat mensen te maken hebben met data die gestructureerd worden opgeslagen vanuit bedrijfsprocessen in onder andere ERP-systemen en data die op individueel niveau worden opgeslagen zoals e-mail en Worddocumenten. ‘Dit zijn de werelden van gestructureerde en ongestructureerde data, waar in de praktijk telkens tussen wordt geswitcht,' vertelt Smessaert. ‘Microsoft brengt deze twee verschillende werelden samen in een nieuwe generatie bedrijfssoftware van Dynamics.'
De gebruiker staat centraal
Veel software werkt zoals bedrijven werken, waardoor mensen niet kunnen werken zoals zij dat eigenlijk zouden willen. Smessaert vertelt: ‘Mensen vragen om een simpele en gebruiksvriendelijke toepassing, waarop alleen de toepassingen worden weergegeven die voor de betreffende persoon nodig zijn. Daarnaast zorgt Microsoft ervoor dat informatie binnen de gehele organisatie snel en gemakkelijk is te vinden, te delen en te gebruiken. Smessaert: ‘Documenten kunnen bijvoorbeeld eenvoudig met Dynamics NAV worden gekoppeld en weer worden opgeslagen in SharePoint, zodat ze via een portal met collega's worden gedeeld.' Op deze manier maakt Microsoft het mogelijk om op een snelle en gebruiksvriendelijke manier ongestructureerde data te structureren.
People ready business
De mensen maken een bedrijf dus tot een succes. Zij zorgen voor de ideeën die het bedrijf verbeteren en nemen de beslissingen over de toekomst van het bedrijf. Smessaert licht toe: ‘Microsoft noemt bedrijven die de mens centraal stellen "People-ready business". Een organisatie kan efficiënter gaan werken door deze mensen bevoegdheden te geven om bepaalde informatie te krijgen, expertise toe te passen en beslissingen te nemen. De software van Microsoft levert hiervoor de juiste tools, informatie en mogelijkheden.' Zo biedt Schouw Informatisering Business Intelligence (BI) oplossingen op basis van Microsoft SQL Server 2005. Door middel van deze oplossing krijgt u een overzicht waarin afwijkingen en groeirichtingen worden weergegeven. U kunt vervolgens onderzoeken wat de kern van de betreffende afwijking is, zodat snel actie kan worden ondernomen.
In de praktijk
Als we Dynamics NAV in de praktijk plaatsen, komen we diverse rollen tegen. Bij een broodfabriek zien we bijvoorbeeld de rol van de Productiemanager die 's nachts het brood bakt, die van Inkoopmanager of van Algemeen Directeur.
- Voor de Productiemanager is het belangrijk dat 's nachts kan worden doorgewerkt. Indien fouten ontstaan of een machine defect raakt, moet hij of zij op dat moment wel kunnen beslissen aan wie de reeds geproduceerde broden worden uitgeleverd. De grenzen waarbinnen deze manager beslissingen mag nemen zijn vastgelegd in het systeem en kunnen door de Algemeen Directeur worden aangepast. Voor de Productiemanager is het ook van belang dat het gebruikersscherm eenvoudig is, zodat het systeem snel en gemakkelijk kan worden bediend.
- De Inkoopmanager heeft te maken met data die voorspelbaar zijn, zoals de historische gegevens en criteria die bekend zijn bij het bedrijf. Daarnaast bestaan onvoorspelbare data, zoals bestellingen die variëren en beschikbare grondstoffen. Doordat de Inkoopmanager snel beslissingen moet nemen, moet de informatie wel beschikbaar zijn. Buiten deze informatie dient de Inkoopmanager ook te weten binnen welke marges hij of zij mag beslissen, wat de leveranciersafspraken zijn, etc. Op deze manier ontstaan kortere beslissingslijnen, waardoor besluiten sneller en beter kunnen worden genomen.
- De Algemeen Directeur maakt met name gebruik van Business Intelligence (BI) rapporten, waarin hij of zij op een snelle en gebruiksvriendelijke manier informatie verkrijgt. Door middel van BI rapporten worden analyses gemaakt, bijvoorbeeld de winst per klant, artikel of productgroep. Doordat de rapporten zeer eenvoudig en gebruiksvriendelijk zijn, kan de Algemeen Directeur sneller betere beslissingen nemen. Daarnaast is de Algemeen Directeur ook bevoegd om wijzigingen door te voeren in de tools en in de rechten van de gebruikers, zodat ook zij bevoegd zijn om bepaalde beslissingen te nemen.
Integratie
Vandaag de dag is het zeer belangrijk dat op verschillende niveaus in het bedrijf snel en inzichtelijk toegang kan worden verkregen tot informatie. Om dit te realiseren is het belangrijk dat oplossingen met elkaar integreren. Bij Microsoft is integratie dan ook een sleutelwoord. ‘Wij streven constant naar een verbetering van de samenwerking met andere oplossingen, wel of niet van Microsoft.' Smessaert vervolgt: ‘Dit maakt het mogelijk om vanuit verschillende oplossingen dezelfde data te bekijken op een eenduidige manier.' Dit alles zorgt ervoor dat mensen met verschillende functies binnen het bedrijf sneller en beter beslissingen kunnen nemen.
Meer tevreden gebruiker
Door deze ontwikkeling wordt de gebruiker veel productiever, is minder lang op zoek naar informatie en kan sneller beslissingen nemen. Naast deze meetbare voordelen zal de medewerker zich meer gewaardeerd voelen. De medewerker heeft het gevoel dat hij of zij meer controle heeft over zijn / haar eigen werk. Ook hoeft minder vaak goedkeuring aan de manager te worden gevraagd, zodat meer verantwoordelijkheidsgevoel ontstaat. Door de meetbare voordelen van Dynamics en het gevoel van meer waardering, zal de medewerker meer tevreden zijn in zijn huidige werkomgeving.
Wilt u meer weten over Microsoft Dynamics of SI Foodware? Of wilt u graag de artikelen lezen over de andere Microsoft ontwikkelthema's? Neem dan contact op met Schouw Informatisering via tel: 076-5042520 of: mail@schouw.org.
Missie Microsoft Dynamics:
‘Enable people and businesses throughout the world to realize their full potential.'
