Insightful
'Betere en snellere beslissingen’
Microsoft heeft in 2006 Microsoft Dynamics geïntroduceerd. Dit is een nieuwe generatie bedrijfssoftware gericht op het enerzijds optimaal automatiseren van bedrijfsprocessen en anderzijds het maximaliseren van de individuele productiviteit. Om dat te kunnen realiseren heeft Microsoft voor de ontwikkeling van Dynamics NAV vijf ontwikkelthema's gedefinieerd. In iedere uitgave van KristalhelderMagazine bespreken we er één. Dit keer behandelen we Insightful. Roel Thomassen, Product Manager Microsoft Dynamics NAV in België legt uit wat Microsoft verstaat onder dit ontwikkelthema.
Op dit moment verdubbelt de hoeveelheid beschikbare data in een organisatie gemiddeld iedere 12 tot 18 maanden. Steeds meer bedrijven worden daardoor geconfronteerd met medewerkers die door de grote hoeveelheid data de link dreigen te verliezen met de strategische doelen van de organisatie. En het einde is nog lang niet in zicht, mede door bijvoorbeeld de General Food Law of ontwikkelingen als RFID worden bedrijven gedwongen om steeds meer gegevens vast te leggen en paraat te hebben voor wanneer daar om wordt gevraagd. Nog nooit zijn er zoveel waardevolle data binnen organisaties aanwezig geweest. Organisaties staan nu voor de uitdaging om deze waardevolle data zodanig te managen dat medewerkers de diepgaande data kunnen analyseren en kunnen gebruiken voor het sneller nemen van betere beslissingen.
Informatievoorziening op de juiste tijd, plaats en in het juiste formaat
‘Het verkrijgen van de nodige inzichten en informatievoorziening op de juiste tijd, plaats en in het juiste formaat, daar gaat het bij Insightful om. Wij zien dat de behoefte aan informatie verandert. Waar je vroeger alleen Business Score Cards had voor managers en directie, ontstaat nu op elk niveau behoefte aan eigen overzichten, KPI's en mogelijkheden om data diepgaand te analyseren. Daarnaast zien we ook dat mensen op alle niveaus behoefte hebben aan informatie voor verschillende doelen. Ten eerste voor zichzelf, om de eigen functie beter te kunnen uitoefenen. Ten tweede heeft men behoefte aan informatie die gedeeld kan worden met collega's van verschillende afdelingen. En tot slot heeft men behoefte aan informatie ten behoeve van partners of andere partijen in de keten. Denk bijvoorbeeld aan productspecificaties of factuurgegevens. Iedere functie en situatie vraagt om andere informatie, gezien vanuit verschillende invalshoeken en gepresenteerd in verschillende vormen. Maar al deze informatie moet wel gebaseerd zijn op dezelfde waarheid, oftewel bronbestanden', aldus Thomassen.
1. Operationele informatie in ERP
‘Op dit moment zijn er eigenlijk vier verschillende niveaus van informatievoorziening beschikbaar', vervolgt Thomassen zijn verhaal. ‘Het eerste niveau ligt verankerd in ERP-systemen. In ERP-systemen zijn alle bedrijfsprocessen van organisaties ge�ntegreerd geautomatiseerd. Hierdoor is inzichtelijk geworden hoe administratieve en logistieke stromen de verschillende bedrijfsprocessen doorlopen. En iedereen heeft toegang tot de meest actuele gegevens, alleen kijkt iedereen er vanuit zijn eigen dagelijkse werkveld naar. Eigenlijk is binnen dit niveau alle relevante informatie voor de dagelijkse operatie van een organisatie voorhanden', concludeert Thomassen.
2. Analyses en rapportages in ERP
Thomassen: ‘Het tweede niveau is gericht op het controleren van de gebudgetteerde uitgaven en inkomsten ten opzichte van de gerealiseerde uitgaven en inkomsten. Dit vindt periodiek plaats, meestal per maand of per kwartaal. Voor dit soort controleslagen kunnen managers ook terugvallen op gegevens uit het ERP-systeem. In Dynamics NAV zijn hiervoor diverse rapporten en analyses beschikbaar, zoals rapportageschema's en analyses per dimensie. Echter, vaak vraagt het behoorlijk wat tijd om de gegevens boven water te krijgen en op de gewenste manier te presenteren.'
3. Gecombineerde analyses in Excel
Thomassen vervolgt: ‘Bij afwijkende resultaten van de begroting, kan besloten worden om te analyseren waar dat aan ligt. Meestal maakt men dan gebruik van eigen analyseschema's gebaseerd op boekhouding, Supply Chain Management en analytische boekhouding (zoals kostenplaatsen en -dragers). Vaak wordt de informatie onttrokken aan het ERP-systeem en geëxporteerd naar Excel voor verdere analyse en omzetting naar de gewenste presentatie: tabellen, grafieken of rapporten. In Excel kunnen de data ook worden gecombineerd met data uit andere systemen dan het ERP-systeem.'
4. Uitgebreide analyses
‘Het vierde niveau is het niveau van de uitgebreide analyses waarbij vanuit verschillende invalshoeken naar data gekeken kan worden', licht Thomassen toe. ‘Dit kan bijvoorbeeld wanneer u op basis van grote hoeveelheden data trends of ontwikkelingen wil volgen of voorspellen, hiervoor worden vaak verschillende databronnen gebruikt. Men wil naar deze data vanuit verschillende invalshoeken kunnen kijken en daarvoor worden vaak ‘kubussen' gebouwd. Om dit te kunnen realiseren heeft u een softwareapplicatie nodig waarmee u over de verschillende gegevensbronnen heen dergelijke modellen of kubussen kunt opzetten. Naast de verschillende softwareprogramma's waarin de onderliggende databronnen zijn opgeslagen, heeft u nog een extra Business Intelligencetool nodig waarin kubussen gemaakt kunnen worden. Microsoft maakt hiervoor gebruik van SQL Server functionaliteiten.'
Alle niveaus inzichtelijk vanuit ��n persoonlijk scherm
‘Met andere woorden', verklaart Thomassen, ‘Tot op dit moment hebben bedrijven voor de informatiebehoefte op deze vier niveaus een zeer grote variatie aan softwareapplicaties nodig en is men vaak afhankelijk van de ICT-afdeling of verschillende leveranciers voor het bouwen van de rapporten, het combineren van verschillende databestanden en het opzetten van de gewenste modellen of kubussen. Daarnaast vragen de applicaties ook veel van de eindgebruiker, die van verschillende programma's gebruik moet kunnen maken en in sommige gevallen daarvoor behoorlijk technisch en analytisch onderlegd moet zijn. Microsoft Dynamics NAV 5.1 maakt het voor het eerst mogelijk om al deze verschillende niveaus van informatievoorziening vanuit ��n en hetzelfde scherm, een soort persoonlijke homepage per gebruiker, aan te sturen.' Thomassen legt dit als volgt uit: ‘E�n scherm waarbinnen zowel operationele informatie over de bedrijfsprocessen voorhanden is, als tactische informatie, in bijvoorbeeld grafieken als dashboardachtige functionaliteiten die de status van een bepaalde KPI aangeven. Dit ene scherm is applicatieoverschrijdend, zodat gebruikers niet meer tussen de verschillende programma's hoeven te switchen. En dat alles dus rolgebaseerd. Dynamics NAV 5.1 heeft namelijk zo'n 30 rollen voorgedefi nieerd. Met andere woorden, de software is niet gedefinieerd vanuit een bedrijfsproces, maar vanuit de gebruiker. Alle gebruikers hebben binnen hun eigen homepage alle inzichten en functionaliteiten beschikbaar die relevant zijn voor hun functie of rol. Op die manier realiseren we wat we met Insightful voor ogen hebben: de juiste informatie, op de juiste plaats, in het juiste formaat.'
Stacks of papers
‘Een praktisch voorbeeld waarin Insightful tot uiting komt binnen de nieuwe userinterface van Dynamics NAV 5.1', vertelt Thomassen, ‘is in de vorm van een stack of paper. Hierdoor is direct zichtbaar voor een administratiemedewerker hoeveel facturen vandaag betaald moeten worden om een bepaalde korting voor het bedrijf te genereren. Met behulp van dit soort inzichten zijn uw medewerkers beter in staat prioriteiten aan te brengen.'
Lotnavigatie visueel
‘Een andere toepassing is het kunnen traceren van goederen en lots aan de hand van bijvoorbeeld een retourorder. De tracering is niet alleen met ��n druk op de knop gerealiseerd, maar ook machtig visueel gemaakt.' Zie visual. ‘Het zoeken naar informatie of het creëren van een rapport wordt hierdoor overbodig', aldus Thomassen.
People ready business
Thomassen eindigt zijn verhaal met een laatste statement: ‘Wat we met deze nieuwe generatie software willen realiseren is dat mensen niet meer onnodig veel tijd hoeven te besteden aan het zoeken of bewerken van informatie, of tijd verliezen aan het openen van verschillende applicaties die allemaal verschillend werken. We willen mensen vanuit hun rol of functie en ��n hoofdscherm beter voorzien van alle toepassingen, inzichten en hulpmiddelen zodat zij in staat zijn betere en snellere beslissingen te nemen en zich kunnen concentreren op waar ze echt goed in zijn: hun werk. Dat noemt Microsoft: People Ready Business.'
