Microsoft over Dynamics® NAV 5.0
Betere beslissingen nemen met Microsoft Dynamics® NAV 5.0
Bevindt zich in uw organisaties cruciale informatie in allerlei verschillende applicaties? Hoe slaat u een brug tussen Office en de backoffice? Aldert Kadijk van Microsoft stelt u voor aan Microsoft Dynamics® NAV 5.0.
ERP-systemen maken hun belofte vaak niet waar. Waarin schieten ze tekort?
"De informatie in de systemen is moeilijk beschikbaar. En als de informatie er is, hebben verschillende mensen daar verschillende versies van. Dan is het voor de medewerkers lastig om goede beslissingen te nemen en interne processen op elkaar af te stemmen. Dat komt doordat informatie binnen organisaties afkomstig is van verschillende eilanden. Dat is historisch zo gegroeid. Eerst kreeg de afdeling financiën zijn eigen systeem. Daarna de afdeling verkoop, de afdeling inkoop - en zo zijn al die applicatie-eilanden binnen de organisatie ontstaan. Nu blijken afdelingen en werkprocessen nog maar moeilijk met elkaar te integreren. Dat heeft direct zijn weerslag op de effectiviteit van de organisatie: informatie is niet synchroon, processen verlopen moeizaam en mensen kunnen niet optimaal presteren. En dan hebben we het hier alleen nog maar over gestructureerde informatie, data die al in ERP- en CRM-systemen zit. Maar elke organisatie heeft ook veel ongestructureerde informatie, meestal in de verschillende Office-programma’s: Word, Excel, Outlook. Het is niet zo eenvoudig om die werelden bij elkaar te krijgen. Dus zitten mensen ‘alt-tabbend’ te schakelen tussen die verschillende applicaties. Tenslotte heeft maar een beperkt aantal mensen toegang tot de ERP-systemen. De meesten kunnen er helemaal niet bij. Dus als zij iets willen weten, moeten ze het aan de collega vragen die wel toegang heeft. Daarom willen veel organisaties hun ERP-systeem breder toegankelijk maken, maar dat zijn meestal nogal uitgebreide systemen met veel functionaliteiten waar niet iedereen mee kán en mág omgaan. Bovendien zijn er extra licentie- en opleidingskosten aan verbonden."
Wat is de visie van Microsoft op dit probleem?
"Wij zetten de mens centraal. De mens binnen de organisatie bepaalt het succes. Dus hij moet slagvaardig kunnen zijn. Hij moet de middelen krijgen om individueel productief te zijn, maar ook om goed te kunnen samenwerken. De huidige oplossingen zijn vooral gericht op functionele brokstukken. Zoals een inkoopmodule, waarbij alles over inkoop op één scherm bij elkaar is gezet en iedereen daar maar mee moet werken. Er is niet nagedacht over de verschillende rollen die mensen in een organisatie vervullen. Wij vinden: alles wat mensen op hun scherm zien, moet relevant zijn. Daarom hebben we bij duizenden bedrijven onderzoek gedaan. Wat doen ze precies? Hoe werken hun medewerkers? Zo hebben we ontdekt hoe ze nu werken en hoe ze zouden willen werken. Aan de hand daarvan zijn ongeveer vijftig rollen gedefinieerd. Over een jaar gaan we al mogelijk maken dat iemand die bijvoorbeeld de orderadministratie doet, een startscherm heeft dat bestaat uit verschillende onderdelen: zijn Outlook-agenda, een overzicht van afgehandelde orders, een overzicht van spoedeisende orders. Dan komen op één scherm data uit de Office-applicaties en de backoffice bij elkaar. In de komende versies van onze ERP- en CRM-software gaan we steeds meer aandacht aan die rollen besteden."
Nu is er Dynamics 5.0. Wat is er verbeterd aan het product zelf?
"De projectmodule is helemaal opnieuw opgezet en beter geïntegreerd met processen zoals financiën, budgettering en resourceplanning. Verder biedt Dynamics 5.0 betere traceringfunctionaliteit. Zodat bijvoorbeeld artikelen met een beperkte houdbaarheid als eerste het magazijn verlaten. Maar vooral zijn de mogelijkheden van werkstromen sterk vergroot. Om een voorbeeld te geven: voor goedkeuringsprocessen kunnen drempels worden ingesteld, zoals een bepaald bedrag aan kosten. Als de kosten onder de drempel blijven, is er geen goedkeuring nodig van de manager. Als de kosten er boven komen wel. Of de manager delegeert de aanvraag in dezelfde werkstroom door naar een ander."
Hoe is Dynamics 5.0 geïntegreerd in het Microsoft-platform?
"Microsoft Office en Dynamics groeien steeds meer naar elkaar. En Dynamics 5.0 is daarin een belangrijke tussenstap. Overal in Dynamics 5.0 zijn de Office-iconen zichtbaar. Zo kan vanuit Dynamics NAV 5.0 met een druk op de knop van een offerte een Word-document worden gemaakt. Zodat meteen een brief kan worden opgemaakt, in de huisstijl van de organisatie. Ook biedt Dynamics NAV 5.0 de mogelijkheid klantgegevens te synchroniseren met Outlook en Exchange Server. Dus als er een afspraak is gepland of een e-mail is gestuurd, wordt deze klantinformatie meteen opgenomen in het systeem. Een andere, wat keinere, maar erg handige toepassing van die integraties is onze routesoftware MapPoint. Hiermee kunnen medewerkers vanuit Dynamics NAV 5.0 meteen de kortste route naar hun klanten uitstippelen. Het is allemaal heel open, flexibel en gemakkelijk configureerbaar. Dat is ook typerend voor Dynamics NAV 5.0: gemak en eenvoud staan voorop. "
Hoe zet Dynamics 5.0 de mens centraal?
"Door de gebruiksvriendelijkheid en flexibiliteit krijgen medewerkers veel betere middelen in handen om hun werk goed te doen en nieuwe mogelijkheden te ontdekken. Met Dynamics NAV 5.0 kunnen medewerkers bijvoorbeeld zelf gemakkelijk rapporten maken van data in het ERP-systeem. Gewoon met Excel, waarmee ze vertrouwd zijn. En door de integratie met het Microsoft-platform is er vanuit Dynamics NAV 5.0 direct toegang tot SharePoint Server. En dat maakt het weer heel eenvoudig om op een SharePoint-site een rapport te delen en er gezamenlijk aan te werken. Maar het gaat nog verder. Een rapportage of een document is een momentopname, een foto. Maar als mensen altijd een actuele rapportage willen tonen, kunnen ze een webpart maken. Wanneer die webpart op een SharePoint-site wordt geplaatst, zien de bezoekers een schermpje met real-timedata uit het ERP-systeem. Een receptioniste kan bijvoorbeeld een webpart met contactgegevens voor zich hebben. Dan ziet ze altijd actuele telefoonnummers en adressen. En ze kan die ook meteen vanaf de SharePoint-site bewerken en opslaan. De medewerkers kunnen veel meer zelf doen, maar de IT-afdeling kan hier wel invloed op uitoefenen. Die kan bijvoorbeeld bepalen hoe rapporten worden geformatteerd. En of een rapportage wordt gemaakt in Excel of in SQL Server Reporting Services."
Wilt u meer informatie over Dynamics NAV? Neem dan contact op met Schouw Informatisering via 076-5042520 of Sales@schouw.org.